با توجه به گسترش روزافزون استفاده از فناوری‌های جدیدی مانند پست الکترونیک در ارتباطات و افزایش چشمگیر ویروس‌ها و حملات اینترنتی، بالا بردن ضریب امنیت رایانه ضروری به نظر می‌رسد.
در این راهنما سعی شده تا نکاتی که رعایت آنها می‌تواند منجر به بالا بردن ضریب امنیت رایانه شود با زبانی ساده و به طور خلاصه ذکر شوند.
خلاصه مطالب این راهنما به شرح زیر است:
قدم نخست: نصب یک نرم‌افزار ویروس‌یاب و به‌روز‌رسانی آن به طور مرتب .
قدم دوم: به‌روز‌رسانی مرتب سیستم‌عامل.
قدم سوم: نصب یک نرم‌افزار firewall در صورت استفاده از اینترنت و شبکه و به‌روز‌رسانی مرتب آن .
قدم چهارم: رعایت نکات ایمنی در هنگام استفاده از اینترنت و پست الکترونیک .
قدم نخست: نصب یک نرم‌افزار ویروس‌یاب و به‌روز‌کردن آن به طور مرتب
آمارها نشان می‌دهد که هر‌روز، هر‌ساعت و هر‌لحظه برنامه‌های مخرب جدیدی توسط خرابکاران ابداع می‌شوند و هر لحظه سیستم‌های رایانه‌ای جدیدی به جمع سیستم‌های آلوده اضافه می‌شوند بنابراین سعی کنید تا شما جزء آمار قرار نگیرید .راه حل بسیار ساده است حتما بر روی سیستم خود یک نرم افزار ویروس‌یاب نصب کرده و همواره آن را از طریق اینترنت و یا به هر روش ممکن دیگر به‌روز کنید تا از ویروس‌های جدید در امان بمانید . معمولاً آخرین اطلاعات به‌روز‌رسانی ویروس‌یاب در سایت وب سازنده آن یافت می شود و همواره در حال تغییر است .ممکن است به‌روز‌رسانی از طریق اینترنت مخصوصاً برای بار نخست، وقت‌گیر و خسته‌کننده به نظر بیاید اما مطمئن باشید که ارزشش را دارد.
قدم دوم: به‌روز‌کردن مرتب سیستم‌عامل
وجود نقایص امنیتی در سیستم‌عامل، مرورگر اینترنت و برخی از نرم‌افزارهای مهم می‌تواند سیستم‌های رایانه‌ای شما را به شدت آسیب‌پذیر کند، مثلاً ویروس MS-Blaster که سبب خاموش شدن سیستم‌های مبتنی بر ویندوز مایکروسافت پس از ارتباط با اینترنت می‌شود به دلیل یک نقص امنیتی در ویندوز رایانه‌های زیادی را آلوده ساخت و هنوز هم در حال گسترش است .در حالی که یک هفته قبل از پیدایش این کرم اینترنتی، شرکت مایکروسافت یک وصله" patch" برای رفع نقص امنیتی ویندوز از طریق سایت وب خود عرضه کرد.کسانی که سیستم خود را مرتباً به‌روز می‌کردنداز حمله این کرم اینترنتی در امان ماندنداما سیستم‌های بسیاری آلوده شدند .
برای رفع نقایص اینترنتی این چنینی که مهمترین آنها معمولاً به سیستم‌عامل مربوط است، کافی است به سایت وب سازنده سیستم‌عامل رفته و آخرین اطلاعات به‌روز‌رسانی را دریافت کنید . این اطلاعات معمولاً بر روی cd نیز یافت می شوند.
برای نمونه اگر از سیستم‌عامل ویندوز محصول شرکت مایکروسافت استفاده می کنید، هر‌از‌چند‌گاهی به سایت windowsupdate.microsoft.com سرزده و آخرین update هارا دریافت کنید.شرکت مایکروسافت به طور مرتب آخرین وصله ها و patchهای رفع نقایص امنیتی مربوط به سیستم‌عامل ویندوز و مرورگر internet explorerرا در این وب سایت قرار می دهد.
این سایت به طور خودکار، سیستم شما را بررسی کرده و جدیدترین اطلاعات به‌روز‌رسانی مورد نیاز سیستم شما را دریافت و نصب خواهد کرد.
قدم سوم: نصب یک نرم افزار firewall در صورت استفاده از اینترنت و شبکه و به‌روز کردن مرتب آن
در صورتی که از اینترنت استفاده می کنید یا اگر رایانه شما به شبکه‌ای متصل است و به آن شبکه اطمینان صد در صد ندارید حتماً یک نرم‌افزار firewall بر روی سیستم خود نصب کرده و مرتباً آن را به‌روز کنید .این گونه نرم‌افزارها کلیه تبادلات اطلاعات میان رایانه شما و دنیای خارج را بررسی کرده و در صورت مجاز شناخته نشدن این تبادلات یا عدم اجازه توسط کاربر،جلوی انتقال اطلاعات را می گیرند.
با نصب یک firewall خوب و به روز امکان نفوذ هکر‌ها به سیستم شما و دزدیده شدن اطلاعات شخصی و محرمانه‌تان از طریق اینترنت یا شبکه بسیار کاهش می‌یابد.از میان firewall های معروف برای سیستم‌عامل ویندوزمی توان به windows firewall (که به همراه ویندوز xp یا sevice pack2 عرضه شده است) یا firewall Norton Internet Security,MacAfee و یا ZoneAlarm اشاره کرد.
قدم چهارم: رعایت نکات ایمنی در هنگام استفاده از اینترنت و پست الکترونیک
رعایت نکات ایمنی به ظاهر ساده در هنگام استفاده از اینترنت و پست الکترونیک می تواند ضریب امنیتی سیستم را تا حدی افزایش دهد . برخی از این نکات در زیر آمده است:
1 - از وارد کردن پست الکترونیک خود در هر سایت و هر پنجره‌ای که وارد می‌شوید خودداری کنید.بسیاری از سایتهایی که پس ازدریافت آدرس پست الکترونیک به شما خدمات رایگان ارائه می دهند، با فروختن آدرس پست الکترونیک شما به دیگران کسب در‌آمد می‌کنند و پس از مدت کوتاهی سیل هرزنامه‌های تبلیغاتی و مزاحم به صندوق پستی شما سرازیر خواهد شد.پس آدرس پست الکترونیکی خود را فقط در جایی وارد کنید که واقعا لازم باشد.
2 - به هر فرد یا سیستم رایانه‌ای اعتماد نکنید! از کلمه عبور خود محافظت کنید، در فاصله‌های زمانی مرتب مثلاً هر 2 ماه یکبار همه کلمه‌های عبور خود را عوض کنید، اگر مجبور شدید برای یک مورد خاص و اضطراری کلمه عبور خود را به کسی بدهید، در اولین فرصت اقدام به تعویض آن نمایید.روی هر سیستم که در اختیارتان قرار می‌گیرد و به آن مطمئن نیستید کلمه عبور خود را وارد نکنید. هنگام استفاده از اینترنت و پست الکترونیکی در کافی نت‌ها و یا فرودگاه و دیگر اماکن عمومی بسیار مراقب باشید اگر از امنیت آن مجموعه اطمینان ندارید، اصلاً از سرویس‌ها آنان استفاده نکنید.
3 - هنگام استفاده از فایل‌هایی که به نامه‌های الکترونیکی ضمیمه شده‌اند، بسیار مراقب باشید اگر فرستنده را نمی‌شناسید و یا به وی اعتماد ندارید بهتر است فوراً نامه و ضمیمه‌های آن را حذف کنید.در هر صورت حتماً قبل از باز کردن فایل‌های ضمیمه نامه‌های الکترونیکی آنها را با ویروس‌یاب بررسی کنید مخصوصاً اگر فایل ضمیمه از نوع اجرایی باشد .
4 - با هرزنامه‌ها مبارزه کنید 0از جواب دادن به هرزنامه ها خودداری کنید زیرا با این کار به فرستنده نشان می‌دهید که شما نامه‌های آنها را می خوانید واین سبب ارسال نامه‌های بیشتر به صندوق پستی شما می‌شود.بسیاری از هرزنامه‌ها در انتهای خود مطالبی درباره چگونگی توقف ارسال آن نامه به شما دارد.معمولاً لازم است که آدرس پست الکترونیکی خود را در یک صفحه وارد کنید تا با خبردار شدن فرستنده، ارسال هرزنامه به شما متوقف شود.اگر این روش کارساز نبودمی‌توانید آدرس پست الکترونیکی فرستنده هرزنامه را به لیست سیاه اضافه کنید !در تنظیمات بیشتر نرم افزارهای پست الکترونیک مانند QUTLOOK EXPRESS,QUTLOOK وهمچنین ارائه دهندگان سرویس‌های پست الکترونیک نظیر Hotmail,Yahoo و غیره جایی برای Block کردن فرستندگانی که هرزنامه ارسال می‌کنند، وجود دارد.همچنین امکان فیلتر کردن نامه‌ها بر اساس فرستنده، موضوع و یا حتی محتوی متن نامه به کاربر داده شده است. § سطل آشغال را مرتباً خالی کنید !نامه های حذف شده شما معمولاً به طور خودکار به سطل آشغال هدایت می‌شوند.معمولاً ارایه دهندگان سرویس‌های پست الکترونیک نظیر Yahoo یا Hotmail وغیره به طور خودکار در فاصله‌های زمانی از پیش تعیین شده سطل آشغال را خالی می کنند.اما بسیاری نرم افزارهای پست الکترونیک و برخی از ارائه دهندگان پست الکترونیک نامه‌های حذف شده را آن قدر در سطل آشغال نگه می‌دارند تا کاربر شخصا اقدام به حذف آنها کند.عدم حذف نامه‌ها وباقی ماندن آنها در سطل آشغال علاوه بر هدر دادن فضا، به دلیل وجود نامه‌های ویروسی در سطل آشغال امنیت سیستم شما را پایین می‌آورد بنابراین سطل آشغال را مرتباً خالی کنید.همچنین معمولاً شاخه‌ای برای اختصاص هرزنامه‌ها با نام Junk Mail Folder و یا Bulk Mail و یا نام مشابهی وجود دارد که لازم است علاوه بر سطل آشغال این شاخه را نیز مرتبا خالی کنید. § گول نخورید!ممکن است نامه‌ای دریافت کنید که از شما می خواهد که آن نامه را به 10 نفر از دوستان خود ارسال کنید و سپس به دلیل کمک به یک پروژه بررسی مسیر‌یابی نامه‌های الکترونیکی، یک شبه پولدار شوید.شما با خود می‌اندیشید که ارسال 10 نامه الکترونیکی، برای شما هزینه چندانی ندارد، اما هنگامی که تعداد افرادی با اندیشه این چنینی زیاد می‌شود، حجم بالایی از ترافیک شبکه اینترنت، مصرف می‌گردد.نامه‌هایی با مضامین از قبیل "این نامه را برای 10 نفر بفرستید" و یا "کامپیوتر شما آلوده به ویروس خطرناکی است" یا چیزهایی از این قبیل معمولاً برای گول زدن شما ارسال می شود. § از باز کردن سایتهایی که نمی‌شناسید خودداری کنید.همچنین هنگام گشت‌زدن در وب از دریافت برنامه و فایل اجرایی از هر سایت وب که به آن مطمئن نیستید، خودداری کنید.هنگام استفاده از رایانه، به هر پنجره که ظاهر می شود، دقت کنید.برخی از کاربران فقط بلدند که کلید Yes ویا Agree accept,continue Next, را فشار دهند بدون آنکه مطالب آن صفحه را بخوانند و معمولاً موقعی متوجه اشتباه خود می‌شوند که کار از کار گذشته است، این قبیل کاربران حتی ممکن است، هیچگاه متوجه اشتباه خود نشوند!اگر پنجره‌ای باز شد که مطالب آن را متوجه نشدید، حتی اگر یک کلید و تنها یک گزینه برای ادامه داشت، قبل از ادامه دادن پیام آن پنجره را یادداشت کنید شاید یک متخصص رایانه در هنگام بروز مشکل با استفاده از آن پیام بتواند به راحتی مشکل شما را حل کند.
منبع : محمدعلی احمدپور
دکلان تریس- بنفشه نمازی
مقدمه:
امروز نیز مطابق معمول روز پرکار و خسته‌کننده‌ای بود. تلفن حداقل دوازده بار زنگ زد. در سه جلسه شرکت کردم. با مکاتبات بی‌شماری سر و کار داشتم، مسائل پنج تن از همکارانی که سر زده آمده بودند ، مورد رسیدگی قرار گرفت و دو مشکل عمده مطرح شد. با وجود این که بی‌نهایت گرفتار بودم اما در واقع احساس نمی‌کنم کار مهمی انجام داده‌ام. به نظر می‌آید کارهای بسیاری وجود دارد، در حالی که وقت کافی برای انجام دادن آنها موجود نیست.
شناخت عوامل اتلاف زمان
ده مورد از رایج‌ترین عوامل اتلاف زمان عبارتنند از:
1- گم کردن چیزهای مورد نیاز
2- جلسات
3- تماس‌های تلفنی
4- وقفه‌ها
5- تعلل‌ها
6- کاغذ بازی های بی‌حاصل
7- مشکلات کاری
8- واگذاری کار به صورت معکوس
9- کمال طلبی
10- آشفتگی و عدم تمرکز
برای شناخت عواملی که موجب اتلاف وقت ما می‌شود، باید از خودمان بپرسیم که در طول هقته هر یک از موارد زیر چه مقدار از وقت ما را به هدر می‌دهد:
مکالمات تلفنی 48 دقیقه
رسیدگی به مشکلات 45 دقیقه
جلسات 25 دقیقه
وقفه‌ها 19 دقیقه
= =
آشفتگی عدم تمرکز 7 دقیقه
تغییر دادن عادت‌ها
بسیاری از عوامل اتلاف وقت به تدریج به صورت بخشی طبیعی از روش کار ما در می‌آید.
اکنون زمان تغییر فرا رسیده است. این کار مستلزم صرف وقت و تلاش بسیار است. روانشناسان معتقدند که تقریباً 21 روز زمان لازم است تا فرد عادت های خود را تغییر دهد. ابتدا باید برای برگزاری صحیح جلسات تلاشی آگاهانه به عمل آوریم و اگر جلسه به درازا بکشد ختم جلسه را اعلام کنیم. البته این کار در ابتدا مشکل است اما پس از مدتی آسان‌تر می‌شود. گاهی عادت‌های گذشته تکرار می‌شود، اما پشتکار و استقامت بالاخره نتایج خود را آشکار خواهد ساخت. تصمیم برای تغییر به عهده خود ماست و بهترین زمان برای تغییر همین اکنون است.
فرایند چهار مرحله‌ای تغییر
فرایند چهار مرحله‌ای زیر باید در مورد هر یک از عوامل اتلاف زمان به کار رود. به عنوان مثال از عامل تعلل استفاده می‌کنیم.
اگر تعلل یکی از عوامل عمده اتلاف زمان به شمار آید، با جملاتی نظیر این جملات کار را به تعویق می‌اندازیم: «در حال حاضر خیلی گرفتارم» «به اطلاعات بیشتری نیاز دارم» و یا «فردا به این کار می‌رسم» در آغاز روز ممکن است فقط یک سند را کنار بگذاریم، اما به زودی اسناد دیگر نیز به آن اضافه خواهد شد. همچنان که بر تعداد کارهای ناتمام داخل کازیه افزوده می‌شود ما نیز از نزدیک شدن یه این قسمت میز خوددرای خواهیم کرد. زیرا اگر رسیدگی به یک مورد را آغاز کنیم، ناچاریم همه کارهای عقب مانده را انجام دهیم، در نتیجه دچار اضطراب و فشار عصبی خواهیم شد و ناخودآگاه از خود می‌پرسیم «حال چه باید کرد؟
1- یادداشت کردن عامل اتلاف زمان
در بالاترین قسمت از صفحه جدید دفتر یادداشت مدیریت زمان باید عنوان عامل اتلاف کننده‌ای را که مایل هستیم آن را برطرف سازیم، یادداشت کنیم به عنوان مثال «تعلل»
2- تهیه فهرست مشکلات حاصل از عادت‌های اتلاف وقت
در این مرحله لازم است مشکلات حاصل از تعلل فهرست شود. به عنوان مثال عذاب وجدان حاصل از کارهای نیمه تمام بالا رفتن سطح اضطراب و نگرانی تفریح بیش از حد کهنه فقط نتیجه خوبی به همراه نخواهد داشت بلکه اعتبار شخص را نیز در محیط کار خدشه دار می‌سازد.
3- تجسم ذهنی عادت صرفه‌جویی در زمان
تمام مواردی را که منجر به تعلل می‌شود، باید از ذهن خود خارج ساخته و چهره یک فرد مسئول و اهل عمل را در محیط کار در ذهن خویش مجسم سازیم. آیا بهتر نبود اگر به جای آن که در محیط کار فردی «تعلل کار» قلمداد شویم از اعتبار جدی و اهل عمل بودن برخوردار می‌بودیم؟ با مکاتبات چه می‌کردیم؟ گزارشات مشکل را چگونه رسیدگی می‌کردیم؟ چه تعداد از نامه‌های وارده بدون پاسخ می‌ماند؟ مزایای اهل عمل بودن را یادداشت کنید.
4- پرورش عادت صرفه‌جویی در زمان
سپس باید مراحل ضروری برای تغییر دادن عادت‌های اتلاف وقت خود را یادداشت کنیم:
الف) بهانه‌های ساختگی مانند «باید در انتظار اطلاعات بیشتری باشم» را کنار خواهیم گذاشت.
ب) باید وسایل سرگرم‌کننده مانند بروشورها و مجله‌ها را از حوزه دید خود خارج سازم
ج) باید زمان بیشتری را به برنامه‌ریزی اوقات روز خود اختصاص دهم.
د) لازم است پروژه‌های بزرگ را به فعالیت‌هایی که قابلیت اداره آنها بیشتر است تقسیم کنم.
ه) ابتدا کارهای مشکل تر را به پایان می‌رسانم و سپس به انجام وظایف سبک‌تر پرداخته و رفع خستگی می‌کنم.
پی گیری مستمر این فرایند چهار مرحله‌ای در هر یک از موارد ده گانه اتلاف وقت، ضروری است. یک صفحه از دفترچه یادداشت مدیریت زمان ما باید به هر یک از موارد اتلاف وقت اختصاص یابد مانند فهرست کردن مشکلات ناشی از اتلاف زمان تجسم وضعیت‌های مطلوب و یادداشت کردن اقداماتی که باید برای تغییر عادت‌های اتلاف زمان به عادت‌های صرفه‌جویی در وقت صورت گیرد. هفته آینده روزانه دقایقی را باید صرف مرور یادداشت های خود کرده و مواردی را که تغییر آنها الزامی است به خود یادآوری کنیم.
مبارزه برای کاهش مکاتبات اداری
مکاتبات کم اهمیت پرهزینه است و توجه ما را از کارهای مهم باز می‌دارد. اگر تمام یادداشت‌ها، گزارش‌ها، فاکس‌ها، نامه‌ها، مجله‌ها، صورتحساب‌ها، نامه‌های بیهوده و یا سایر کاغذهای بی مصرفی را که روزانه روی میز ما قرار می‌گیرد به طور مرتب مورد بررسی قرار دهیم، متوجه خواهیم شد که اکثر آنها اصولاَ از ابتدا نمی‌بایست تولید شده باشد.
پیش از آن که درخواست ارسال مدرکی را بکنیم، باید از ضرورت آن مطمئن شویم. اگر این اطلاعات ضروری باشد، باید سعی کنیم آن را شفاهی و یا از طریق کامپیوتر به دست آوریم. کاغذ باید به عنوان آخرین چاره در نظر گرفته شود. گاه از انبوه نامه‌های غیر ضروری شکایت داریم، اما هنگام مواجه شدن با فروشندگان تلفنی ناخواسته، از آنها می‌خواهیم اطلاعات را برایمان بفرستند.
همزمان با کاستن از انبوه کاغذهای وارده، باید کاغذهای ارسالی را نیز کاهش دهیم. اگر دائماً در حال توزیع فرم‌های گوناگون، یادداشت و رونوشت به دیگران باشیم، باید خود را متقابلاً برای هجوم کاغذهای کاری آماده کنیم.
چک لیست زیر به عنوان نقطه شروع مناسب ما را یاری خواهد داد.
چک لیست کاهش مکاتبات کاری
- حذف برخی اسامی از فهرست نامه‌های صادره به خارج از شرکت
- درخواست برخی اسامی از فهرست توزیع نامه در داخل شرکت
- درخواست از همکاران مبنی بر این که گزارش کار خود را مختصر و فشرده کنند
- تغییر مسیر نامه‌ها به هنگام لزوم
- صحبت کردن را جانشین نوشتن کردن
- درخواست از همکاران که فقط موارد خاص را گزارش دهند
- کاستن از حجم کاغذهای ارسالی
- بازگرداندن کاغذهای کاری غیر ضروری به فرستنده آن.
روش RAFT (ارجاع کردن- اقدام- بایگانی- دورریختن)
روش RAFT ما را یاری می‌دهد تا در دریایی از کاغذهای کاری شناور باقی بمانیم. به محض آن که برگه‌ای به دست ما می‌رسد، باید در مورد آن تصمیم‌گیری کرده، سپس اقدام لازم را به عمل آوریم.
در حقیقت در مورد کاغذهایی که روی میزمان قرار می‌گیرد، باید یکی از چهار روش زیر را انتخاب کنیم: (ارجاع کردن- اقدام- بایگانی- دورریختن)
مدارک ارجاع شده باید فوراً در کازیه نامه‌های صادره قرار گیرد، نامه‌های بایگانی به قسمت بایگانی فرستاده شود. کاغذهای بیهوده فوراً دور ریخته شده و مدارکی که باید مورد رسیدگی قرار گیرد، در صورت امکان سریعاً بررسی شود.
هر یک از کاغذهای کاری که فوراً مورد رسیدگی قرار نمی‌گیرد، در قسمت پرونده‌های در دست اقدام قرار می‌گیرد. باید برای هر مدرک جای مشخصی تعیین کرده و آن را در جای خود قرار دهیم
چک لیست مدیریت مکاتبات اداری
- به هنگام رسیدگی به نامه‌های وارده مصمم باشید و قاطعانه عمل کنید
- سعی کنید هر یک از مکتوبات را یک بار بررسی کنید
- بیش از حد از دفاتر یادداشت استفاده نکنید
- محیط کار را در یک زمان مشخص فقط به یک پروژه اختصاص دهید.
- از کازیه به عنوان محلی برای انبار کردن کاغذهای کاری استفاده نکنید
- روش RAFT را مورد استفاده قرار دهید
- جهت پیگیری کارهای ناتمام، یک پرونده در دست اقدام تشکیل دهید
- کاغذها را در قفسه میز دسته‌بندی کنید
روش بایگانی موثر
پاکسازی سیستم بایگانی از کاغذهای بیهوده
اگر نگاه کوتاهی به پرونده‌های خود بیاندازیم، احتمالاً متوجه خواهیم شد که غالب محتویات آنها منسوخ و بی‌اعتبار شده است، مانند پروژه‌های رها شده، جزوه‌های رنگارنگ، گزارش‌های قدیمی و مقالات دست نخورده، مطالعات نشان داده است که تقریباً 85% اطلاعات نگهداری شده هرگز مورد بازبینی مجدد قرار نمی‌گیرد و 45% آنها نیز در جای دیگری بایگانی شده است.
هنگامی که پرونده‌ها را یک به یک مورد بررسی قرار می‌دهیم، باید موارد زیر را دور بیندازیم:
الف- آن دسته از پرونده‌هایی که هرگز فرصت مطالعه آنها را نخواهیم داشت.
ب- پروتده‌هایی که در صورت لزوم در جای دیگری قابل دسترسی است.
ج- پرونده‌هایی که رسیدگی به آنها ارزش چندانی ندارد.
اگر به اندازه کافی در کار خود مصمم و جدی باشیم، باید بیش از 50% از محتویات سیستم بایگانی ما کاهش یابد.
هنگامی که کار پاکسازی به اتمام می‌رسد، باید سعی کنیم با رعایت این موارد مانع از افزایش تعداد پرونده‌ها شویم:
- پاکسازی روزانه پرونده‌ها هنگام استفاده از آنها.
- در خواست نگهداری نسخ اضافی از مدارکی که برای ما ارسال می‌شود، توسط ارسال کنندگان آنها.
- مشخص کردن مواردی که تاریخ آنها گذشته است.
- ممانعت از نگهداری نسخ یک مدرک در پرونده‌های مختلف.
درخواست ارائه گزارش‌های موجز و فشرده.
- منتقل کردن پرونده‌هایی که به ندرت مورد استفاده قرار می‌گیرد، به بایگانی.
6 روش اساسی به شرح زیر برای طبقه‌بندی اطلاعات وجود دارد:
- طبقه‌بندی براساس موضوع
- طبقه‌بندی براساس حروف الفبا
- طبقه‌بندی براساس تاریخ
- طبقه‌بندی براساس رنگ
- طبقه‌بندی از لحاظ مناطق جغرافیایی
- طبقه‌بندی براساس شماره
باید نظام بایگانی خود را با ترکیب‌های مختلف موارد فوق آزمایش کنیم تا بتوانیم نظام مناسبی را برای کارهای خود ایجاد کنیم.
زمانی که نظام مناسب خود را انتخاب کردیم، باید پرونده‌ها را مجدداً سازماندهی کنیم.
چک لیست زیر ما را در این زمینه یاری می‌دهد.
چک لیست مدیریت پرونده‌ها
- استفاده از عناوین ساده برای پرونده‌ها
- تقسیم کردن پرونده‌های حجیم.
- جدا ساختن پرونده‌های در دست اقدام از سوابقی که به ندرت مورد استفاده قرار می‌گیرد.
- قرار دادن قفسه پرونده‌ها در نزدیکی میز کار.
- جلوگیری از انباشته شدن پرونده‌ها بر روی میز
- پاکسازی پرونده‌ها به طور مرتب.
برنامه‌ریزی
برنامه‌ریزی یکی از مهمترین مهارتهای مدیریت زمان به شمار می‌آید. اهداف در زندگی خصوصی و کاری ما احساس هدفمندی به وجود می‌آورد. افرادی که هدف مشخصی ندارند، بیشتر وقت خود را صرف پاسخگویی به خواسته‌های دیگران کرده و تحت تأثیر آنان واقع می‌شوند.
این خواسته‌ها شامل ارسال فکس‌های فوری، برقراری تماس‌های تلفنی اضطراری و یا تهیه یادداشت‌ها و تشکیل جلسات فوری می‌شود. مهم نیست که تا چه حد در رسیدگی به آن خواسته‌های جزئی موفق باشیم، آنچه اهمیت دارد دشواری دستیابی به موفقیت در کارهای درازمدتی است که از پیش برنامه‌ریزی نشده است. نباید از یاد ببریم که دستیابی به موفقیت به طور تصادفی بسسیار نادر است.
هشت مرحله برای کارآئی طرح‌های روزانه
اکنون فرایند ساده و روشنی را برای تنظیم برنامه‌های روزانه خود بررسی می‌کنیم. روش تحقق برنامه‌ها در مقایسه با فرایند آن، اهمیت کمتری دارد. فهرست‌های کاری الکترونیکی، سیستم‌های کارت راهنما، یادداشت‌های شخصی و اداری را می‌توان به طور مؤثر مورد استفاده قرار داد.
1- برنامه‌ریزی پنج دقیقه‌ای
در پایان هر روز باید پنج دقیقه را صرف برنامه‌ریزی روز بعد کنیم. همچنان که صفحات یادداشت روزانه را ورق می‌زنیم، با کارهای متعددی نظیر تعهدات و مراحل اجرایی مواجه می‌شویم که از روزهای قبل منتقل شده است.
2- انتقال کارهای نیمه تمام امروز
اگر هر یک از اموری که در فهرست کاری امروز است نیمه تمامبماند، اتمام آن را باید به روز بعد یا زمان مناسب دیگری موکول منیم. اگر مکرراً در پایان روز با کارهای نیمه تمام متعددی مواجه می‌شویم، شاید به این دلیل باشد که احتمالاً فعالیت‌های بسیاری را برای یک روز در نظر می‌گیرم، بنابراین باید طی روز وقت بیشتری را برای رسیدگی به کارهای از بپیش برنامه‌ریزی نشده اختصاص دهیم.
3- برنامه‌ریزی فعالیت‌های فردا
با توجه به فعالیت‌های زمانبندی شده مانند جلسات و قرار ملاقات‌ها، فهرست فعالیت‌هایی را که فردا باید انجام شود، تهیه کنید.
4- در نظر گرفتن فعالیت‌هایی که به هدف مربوط می‌شود
همواره باید فعالیت‌هایی را که ما را در جهت دستیابی بهاهداف درازمدت یاری می‌دهد، در نظر بگیریم. هنگامی که سخت درگیر کار هستیم، ترجیح می‌دهیم بیشتر به مواردی بپردازیم ک در کوتاه مدت به نتیجه می‌رسد نه آنهایی که در دراز مدت به نفع ما است. بنابراین، افزودن فعالیت‌های مربوط به هدف در فهرست کارهای روزانه از اهمیت خاصی برخوردار است.
5- کارهایی که حق تقدم دارد
به هنگام بررسی فهرست کاری، باید اولویت کارها را مشخص سازیم. فعالیت‌های مربوط بههدف باید در اولویت «الف» قرار گیرد. همچنین مواردی که از نظر زمانی محدودیت دارد و برای انجام آن مهلت تعیین شده، و فعالیت‌هائی که نتایج بسیار مهمی به دنبال دارد، در اولویت «الف» قرار می‌گیرد. اولویت «ب» شامل مواردی است که مایلیم انجام گیرد، اما اگر وقت نداشته باشیم، می‌تواند به بعد موکول می‌َشود.
تمام مواردی که در اولویت «ج» قرار می‌گیرد، باید از فهرست کنار گذاشته شود، زیرا با وقتی که در اختیار داریم، می‌توانیم کارهای مهم‌تری انجام دهیم.
6- محول کردن فعالیت‌ها
یک مدیر هرگز نباید درگیر کوهی از کاغذهای اداری شود، زیرا همواره می‌تواند رسیدگی به بعضی امور را به سایرین محول سازد.هنگام بررسی فهرست کارهایی که باید انجام گیرد، باید از خود بپرسیم که چه کسانی شایستگی انجام هر یک از موارد را دارند. محول کردن کار به دیگرانبه معنای تحمیل کار به آنها نیست، بلکه باید بالاترین سطح مهارتهای آنان مورد توجه قرار گیرد.
7- تخمین زمان لازم برای اجرای هر فعالیت
این مرحله از کار تا زمانی که به آن عادت نکنیم، به نظر مشکل می‌آید. پس از جمع‌بندی زمان‌های تخمینی که با توجه به فعالیت‌های زمانبندی شده صورت می‌گیرد، جمع کل آن نباید از 75 درصد ساعات کاری روز بیشتر شود. نباید همه دقایق را از پیش برنامه‌ریزی کنیم، بلکه باید برای روبرو شدن با مسائل غیر منتظره انعطاف پذیر باشیم.
8- بررسی نامه‌ها و افزودن مواردی از آنها به فهرست
فردا صبح، پست طبق روال همیشگی، نامه‌های بسیاری را به ما تحویل خواهد داد که بعضی از آنها حاوی مطالب مهمی است که باید به فهرست کاری ما افزوده شود.
هنگامی که کار برروی فهرست کاری فردا به پایان می‌رسد، می‌توانیم به کارهای روزانه بپردازیم. غالباً وسوسه می‌شویم که ابتدا فعالیت‌هایی را انجام دهیم که سریع‌تر و آسان‌تر است. بدین ترتیب بسیاری از موارد پس از اجام شدن، در فهرست کاری علامت زده می‌شود. اما تنها روش کار به نحو مؤثر و کارآمد، انجام دادن فعالیت‌ها براساس اولویت آنها است. براساس یک قانون کلی، هرگز نباید پیش از انجام کارهایی که در اولویت «الف» قرار دارد، به کارهائی بپردازیم که در اولویت «ب» می‌باشد. بهتر است روزانه یک ساعت آرام را که مطمئن هستیم کسی مزاحم ما نمی‌شود، به انجام امور مهم اختصاص دهیم. در صورت امکان، فعالیت‌های مشابه باید در یک گروه کاری قرار گیرد. به عنوان مثال،تماس‌های تلفنی، مکاتبات یا محول ساختن وظایف به منشی.
مدیریت جلسات
چک لیست رئیس جلسه
- همواره جلسات را سر وقت آغاز کنیم
- اهداف مشخصی برای جلسات تعیین کنید
- در طول جلسات همواره نگرش مثبت داشته باشید
- اقدامات جلسات قبلی را پیگیری کنید
- فردی را که باید صورتجلسه را تهیه کند، مشخص سازید
- شرکت کنندگان کم حرف را به شرکت فعالانه تشویق کنید.
- از مطرح شدن موارد جنبی جلوگیری کنید.
- مباحث را به دستور کار جلسه محدود سازید.
- در مورد جداول زمانی دستور کار سختگیر و قاطع باشید.
- تصمیمات و اقدامات اتخاذ شده را در خلال جلسه و همچنین در پایان آن جمع‌بندی کنید.
- اطمینان حاصل کنید که کلیه موضوعات دستور کار جلسه بررسی شده است.
- جلسه را به موقع خاتمه دهید.
چه اقداماتی باید توسط شرکت‌کنندگان در خلال جلسه انجام گیرد؟
به عنوان شرکت کننده در جلسات، همواره باید سعی کنیم مشارکت سازنده‌ای داشته باشیم. اگر حضورمان در جلسات مفید نباشد، نه فقط وقت خود بلکه وقت سایر شرکت کنندگان را نیز به هدر خواهیم داد.
چک لیست شرکت کنندگان
- مشارکت فعال و سازنده
- محدود کردن مباحث در قالب دستور کار
- تمرکز بر اهداف جلسه
- آگاهی از اقدامات پیگیری
- خودداری از بحث‌های خصوصی طی جلسه
وظایف رئیس جلسه پس از خاتمه آن
اتفاقاتی که پس از پایان جلسه رخ می‌دهد، موفقیت یا عدم موفقیت آن را مشخص میِ‌سازد. به محض پایان یافتن جلسه، رئیس جلسه باید سوالات زیر را بررسی کند. برخی مواقع می‌توان جلسه را به کمک شرکت کنندگان آن مورد ارزیابی قرار داد.
چک لیست رئیس جلسه
- آیا جلسه موفق بوده است؟
- آیا این افرد مناسب در جلسه شرکت کرده‌اند؟
- آیا همه موارد موجود در دستور کار مورد بررسی قرار گرفته است؟
- چگونه باید به کارهای ناتمام رسیدگی کرد؟
- آیا صورت جلسه باید توزیع شود؟
- در آینده چه تغییراتی را باید در روش خود منظور دارم؟
- آیا بدون تشکیل جلسه نیز می‌توانستیم به نتایج مشابهی دست یابیم؟
وظایف شرکت کنندگان پس از خاتمه جلسه
اگر تصمیماتی که طی جلسه اتخاذ می‌شود به اجرا در نیاید، جلسه هیچ ارزشی نخواهد داشت. پس از خاتمه جلسه باید اقدامات پیگیری را به فهرست کاری خود بیافزاییم و به سئوالات زیر پاسخ دهیم.
چک لیست شرکت کنندگان
- آیا حضور من در جلسه به راستی ضروری بود؟
- آیا از اقدامات پیگیری آگاهی کامل دارم؟
- آیا مشارکت سازنده‌ای در جلسه داشته‌ام؟
- در جلسات بعدی چه تغییراتی را باید در روش خود منظور دارم؟
10مورد از متداول‌ترین عوامل شکست یک پروژه :
1- بر عهده گرفتن مسئولیت اجرای کارهای بیش از حد
2- برنامه ریزی نامناسب
3- عدم تناسب هزینه‌ها با مزایا و منافع پروژه
4- محول کردن وظایف مربوط به پروژه به نحو نامناسب
5- به تعویق انداختن وظایف
6- عدم شناخت مشکلات بالقوه
7- تمرکز بر روی مواردی که با وجود فوریت، نتایج چندانی ندارد
8- فقدان نگرش کلی
9- فقدان یک هدف مشخص و واضح
10- وجود ارتباطات ضعیف میان اعضای گروه پروژه
چک لیست زیر 10 روش مهم مدیریت تلفن‌هایی را که به ما زده می‌َشود، مشخص می‌سازد. باید سعی کنیم این روش‌ها را در تمام طول روز به کار گیریم. اگر در استفاده از هر یک از این روش‌ها با مشکلی مواجه شویم، باید راه‌های غلبه بر آنها را بیابیم.
فنون مدیریت تلفن‌هایی که از بیرون زده می‌شود:
- هنگامی که مشغول کار هستیم، تلفن به فرد دیگری منتقل شود.
- ساعت آرامی را در نظر بگیریم که طی آن به تلفن پاسخ ندهیم.
- در طول جلسات، پاسخ به تلفن‌ها را به بعد موکول کنیم.
- به تماس‌های فروشندگان ناخواسته، با ادب، محکم و مختصر پاسخ دهیم.
- از افراد بخواهیم در مواقعی که کار کمتری داریم، تماس بگیرند.
- هنگام پاسخگویی به تلفن از انجام کارهای جنبی بپرهیزیم.
- از یادداشت کردن روی قطعات پراکنده کاغذ خودداری کنیم.
- در صورت امکان تماس‌های مهم را از تماس‌های غیر ضروری تفکیک کنیم.
- از قسمت پذیرش بخواهیم از دادن اسامی به تماس گیرندگان ناشناس خودداری کنند.
- فهرستی از بهانه‌ها را برای کوتاه کردن مکالمات تهیه کنیم.